ניהול ארכיון דיגיטאלי (אלקטרוני) המידע הטמון במסמכי חברה או ארגון הוא, פעמים רבות, הנכס החשוב ביותר שלה. שמירת אותו מידע ואחזורו בצורה נכונה עשוי לייעל את העבודה, למנוע טעויות שמחירן הכלכלי כבד, ולחסוך בשעות עבודה ומשאבים אחרים. מיקום לא נכון של הזמנת עבודה או תעודת משלוח, למשל, עלולים, כמו שיודעים בעלי עסקים רבים, להביא לא רק להפסדים ישירים אלא גם לאובדן לקוחות ומוניטין. אך גם משרדי עורכי דין, למשל, יודעים למקסם את היתרונות ב- ניהול מסמכים נכון על מנת לשדרג את שיתוף הפעולה בין העובדים, כך שלעולם לא תיעשה עבודה כפולה, ועבודתו של האחד תשביח את עבודתו של האחר ותקל עליה. למשל, חוות דעת שהכין אחד העובדים יכולה לשמש עובד אחר תקופה ארוכה לאחר מכן, ולחסוך ממנו זמן מיותר על מחקר, למשל. לכן, חשוב שמסמכים יישמרו באופן שבו ניתן יהיה לאתרם בקלות אפילו שנים מאוחר יותר, וגם להזכר בקלות בדבר עצם קיומם. ניהול ארכיון דיגיטאלי חוסך כסף וזמן, מבחינות רבות. לדוגמא: • תיוק ניירת גוזל זמן רב, כאשר תיוק בארכיון דיגיטאלי נעשה בלחיצת כפתור, ולעיתים אף באופן אוטומאטי. • שמירת מסמכי נייר במשרד גוזלת מקום רב ויקר, שניתן לעשות בו שימושים אחרים. • בשמירת מסמכי נייר בארכיב מרוחק כרוכים עלויות הזמנת תיק והחזרתו לארכיב. • למשלוח מסמכי נייר עלות צילום, טונר, בולים וכו'. לא כך משלוח מסמכים אלקטרוניים. על אף הקונוטציה העולה מן המילה "ארכיב", כמשהו הסטורי וישן, במשרדים רבים הארכיב הינו חי ופעיל ממש כמו תיקיית הדואר היוצא. בהתאם לכך, ארכיון אלקטרוני משמש, פעמים רבות, גם לעבודה השוטפת של המשרד, מייעל אותה ומתאים עצמו אליה. לדוגמא, שליפת מסמך מן הארכיון האלקטרוני מקלה על המשלוח שלו לאחרים - אין צורך לצלם את המסמך ולשלוח אותו בדואר רגיל, או לסרוק אותו ואז לשלוח אותו במייל. מאחר שהמסמך כבר סרוק, ניתן לשלוף אותו מייד באמצעות חיפוש פשוט, ולשלוח אותו, בלחיצת כפתור, ישירות במייל או בפקס מודם. כלומר, ארכיון דיגיטאלי הוא חלק אינטגראלי מסביבת המשרד המודרני ומותאם ליתר אמצעי העבודה שבו. היותם של המסמכים סרוקים, מאפשר לנו גם לבצע את החיפוש ממש כמו שאנחנו מחפשים באינטרנט, בגוגל. לא עוד שיטוט עם הראש מוטה כדי לראות את מה שכתוב על שדרת הקלסרים במאונך לאורך שורות קלסרים אינסופיות, ולאחר מכן פשפוש שלא נגמר בין חוצצים עתיקים. כל שצריך הוא להקליד מילת חיפוש אחת או ביטוי הקיימים בטקסט של המשמך והוא יישלף בתוך חצי שנייה. טכנולוגיית ה- OCR הופכת את המסמכים הסרוקים לכאלה שניתן לערוך אותם ולחפש בהם לפי מילות חיפוש, ממש כמו קובץ וורד. הארכיון האלקטרוני יכול להתאים את עצמו לצרכים הספציפיים בעבודה השוטפת של כל משרד, וכך הוא כלי עבודה המשפר ומייעל את התיפקוד של התוכנות הקיימות בו. לדוגמא, ניתן ליצור ממשק בין הארכיון האלקטרוני לבין מערכות המשמשות לעבודה שוטפת במשרד כך שהארכיון יתעדכן באופן אוטומאטי כל העת. נתונים המוזנים באופן יומיומי אל תוך המערכות הקיימות (כגון ORACLE, PRIORITY, חשבשבת) יתעדכנו בטפסים ומסמכים שבארכיב, וישלחו, במקרה הצורך, אל לקוחות או עובדים אחרים. סיכומי ישיבות, למשל, יתוייקו באופן אוטומאטי ויישלחו לנמענים האחרים, בצירוף משימות רלוונטיות או תהליכים אחרים הנהוגים בארגון. לאלה שחוששים משינויי הרגלים, ומן הצורך בהקלדות הנדרשות לצורך מפתוח, ישנה אפשרות אף לתיוק אוטומאטי בארכיון הדיגיטאלי, באמצעות ברקודים, ללא כל צורך בהקלדה! מערכות ארכיון דיגיטאלי מסוגלות אף לפענח בעצמן נתונים מתוך טפסים, חוזים, הזמנות וכו'. כלי נוסף חשוב בעבודה השוטפת הינו הכללת המיילים הנשלחים והמתקבלים במשרד בארכיב, דבר המאפשר בקרה ומעקב שוטפים. הארכיב הדיגיטאלי מתנהל על גבי שרתי החברות המעניקות את שירותי הארכיב, שהם מאובטחים ברמה הגבוהה ביותר, כמובן, תוך מתן הרשאות לעובדי הלקוח, על פי דרישתו והנחיותיו. אופציה נוספת היא לנהל את הארכיב מתוך שרתי החברה, תוך מתן גישה להם לחברה הנתונת את שירותי הארכיב. ניתן גם לרכוש תוכנת ארכיון, ואף לבנות את הארכיון באופן פנים ארגוני בעזרת הסורק המשרדי. תוכנת הארכיון תפענח את המסמך באמצעות ברקודים ותתייק אותו. אין לחשוש מלעשות שימוש בתוכנת ארכיון בשל הצורך בהכשרת עובדים שתגזול משאבים מן המשרד, משום שתוכנת הארכיון מסוגלת לבצע את כל הפעולות הנדרשות לבניית הארכיון באופן אוטומאטי, וכל שנדרש מכם הוא רק לאחזר את המסמך, כמו בארכיון דיגיטאלי המנוהל עבורכם על ידי חברות המתמחות בכך. ניתן אף לשכור תוכנת ארכיון, במחיר לא גבוה, הכולל גם הדרכה. על אף שבדרך כלל תוכנת ארכיון פנים ארגונית היא ידידותית למשתמש ומותאמת לצרכיו, החברות המוכרות או משכירות אותה מעניקות תמיכה טכנית טלפונית ומקוונת, ואף אחריות במקרה של תקלה או צורך בשדרוג.
רונן צור
